Première étape
Analyse de données avec Excel de Microsoft

Plusieurs utilisateurs se servent d'Excel pour organiser des données, les valider et les analyser de façon dynamique afin de prendre des décisions d'affaires.

Avant même de maîtriser les fonctions et formules d'Excel, il est possible de réaliser plusieurs niveaux d'analyse de données grâce à certaines fonctionnalités d'Excel. Si vous ne connaissez pas les fonctionnalités d'Excel, particulièrement les fonctionnalités reliées aux bases de données, la fonction la plus puissante et la plus utile en matière de reporting (SOMMEPROD) et plusieurs autres fonctionnalités et fonctions deviennent inutilisables.

Après avoir organisé, validé et analysé des données, certains utilisateurs voudront en présenter les résultats dans un rapport automatisé.  Nous aborderons cette seconde étape dans la Deuxième étape. 

La calculatrice intégrée

Un premier niveau d'analyse peut être réalisé grâce à la calculatrice intégrée à Excel. On peut en effet calculer dynamiquement des sous totaux, des moyennes et des décomptes avec cette fonctionnalité.

Analyses comparatives

On peut aussi vouloir comparer, à l'écran, les données d'un classeur Excel avec des données d'un autre document (Word, PDF, sites Internet). On peut vouloir comparer les données d'un classeur avec les données d'un autre classeur et on peut aussi vouloir comparer les données d'une feuille d'un certain classeur avec les données d'une autre feuille du même classeur.

Les bases de données Excel

Pour passer à un autre niveau d'analyse, pour organiser et valider les données avant de réaliser des analyses poussées en utilisant les fonctions et formules d'Excel, tout utilisateur doit maîtriser les fonctionnalités de base de données d'Excel.

Trier les données - Filtrer les données - Les sous-totaux - Le formulaire (la grille)

Les tableaux croisés dynamiques

Parmi les outils d'analyse dynamique les plus performants d'Excel, on retrouve les tableaux croisés dynamiques. Quand votre ensemble de données est reconnu par Excel comme une base de données (voir segment ci-dessus),vous pouvez générer, en quelques clics, des tableaux fort intéressants.

Autres fonctionnalités

Mise en forme conditionnelle

Hyperliens

Listes déroulantes et validation

Touches F, ALT, CTRL et la souris.

Boîtes de texte

Deuxième étape
Les fonctions et les formules

Maintenant que vous avez exploré les merveilleux outils d'analyse dynamique dans Excel et que vous maîtrisez les fonctionnalités de bases de données, voici la deuxième étape portant sur le reporting et les fonctions et formules d'Excel.

Introduction et astuces générales sur les fonctions et formules Excel

Excel de Microsoft vous offre 17 signes et 328 fonctions. Pour répondre à  80% des besoins des utilisateurs, les 17 signes et 6 fonctions sont indispensables. Les autres fonctions sont parfois intéressantes, parfois inutiles et plusieurs d'entre elles sont très spécialisées et ne sont donc d'intérêt que pour des utilisations très particulières.

Dictionnaire français/anglais des fonctions Excel.

Pour mes compatriotes qui parlent français mais qui utilisent la version en anglais d'Excel, voici un lexique.

Les signes dans Excel

Parmi les signes ,16 sont de base dont = ( ) ; : + - * / < > ^ , ' et, l'éperluette (&) et les guillemets (") qui sont utilisés avec des chaînes de caractères (texte).

La fonction SOUS.TOTAL

Maintenant que vous avez découvert les fonctionnalités de base de données, découvrez la fonction SOUS.TOTAL. Cette fonction sert particulièrement à effectuer des analyses dynamiques sur des enregistrements de bases de données.

Pour pouvoir déplacer des formules: le signe de dollar ($)

Quand vous copiez/collez des formules, les adresses auxquelles elles font référence changent. Si ce n'est pas ce que vous voulez, vous devez rendre ces références absolues en ajoutant des signes de dollar à l'aide de la touche F4.

Protéger ses formules avec les fonctions SI et ESTERREUR

Les formules Excel peuvent parfois renvoyer des messages d'erreur de type #DIV/0, #N/A, #VALEUR ou autres. Pour éviterce type de résultat, vous dever ustiliser les fonctions SI et ESTERREUR.

SOMMEPROD

La fonction la plus puissante et la plus utile d'Excel. Elle permet d'automatiser les rapports et d'effectuer des recherches multi-critères.

INDEX et EQUIV

Voici les 2 fonctions qui, utilisées ensemble dans la même formule, vous permettent d'automatiser vos entrées de données et aussi de lier des bases de données pour réaliser des analyses encore plus complètes. Les formules INDEX/EQUIV sont plus puissantes et plus faciles à utiliser que les formules RECHERCHE, RECHERCHEV et RECHERCHEH.

Parmi les autres fonctions intéressantes, on en retrouve 10 dans la catégorie "Texte" (CONCATENER, GAUCHE, DROITE, NBCAR, REPT, TROUVE, EPURAGE, STXT, TEXTE, CNUM), 3 dans la catégorie "Logique" (SI, ET, OU), 6 dans la catégorie "Statistique"(MOYENNE, AVERAGEA, NB, NBVAL, MIN, MAX), 11 dans la catégorie "Dates et Heures" (ANNEE, AUJOURDHUI, DATE, TEMPS, HEURE, MINUTE, SECONDE, MAINTENANT,JOURSEM, JOUR, MOIS), 5 dans la catégorie "Math & Trigo" (ABS, MOD, ARRONDI, ARRONDI.SUP, TRONQUE) et 2 dans la catégorie "Recherche & Matrices" (INDIRECT, DECALER),