Leçon 5 de 23: Le tableau croisé dynamique (TCD)

Maintenant que votre ensemble de données est reconnu par Excel comme base de données voici une des fonctionnalités auxquelles vous avez accès

Le TCD est un outil d'analyse dynamique qui sert à organiser en tableau des données fournies sous forme de base de données (colonnes et lignes).

Supposons que vous ayez une base de données comme la suivante. Vous avez un champ (colonne) "Date", un champ "Secteur", un champ "Type" et un champ "Montant".

Vous voulez rapidement savoir le total des dépenses de fournitures pour le service de comptabilité, le total des dépenses en mobilier pour la trésorerie, etc.. En quelques clics, le tableau croisé dynamique vous offre le tableau ci-dessous:

Avant de travailler avec le TCD, Excel doit reconnaître votre ensemble de données comme une base de données. Lorsque cette étape a été complétée, générer un TCD devient une affaire d'enfant.

Cliquez d'abord dans la base de données et allez au menu "Données/Rapport de tableau croisé dynamique".

Dans la première fenêtre de dialogue, choisissez "Liste ou base de données Microsoft Office Excel" et "Tableau croisé dynamique". Cliquez sur "Suivant".

Dans la seconde fenêtre de dialogue assurez-vous qu'Excel choisit la bonne plage de données. Cliquez sur "Suivant".

Choisissez "Nouvelle feuille" et cliquez sur "Disposition".

À cette étape, si vous double-cliquez sur "Montant", vous pouvez choisir de présenter la somme, la moyenne, les maxima et minima, le nombre "NB" d'enregistrements (lignes), etc.

Cliquez sur le champ "Montant" avec le bouton gauche de la souris, tenez le bouton et déplacez le champ vers "Données". SI vous avez choisi de calculer les "Sommes", vous voyez apparaître "Somme de Montant".

Glissez "Secteur vers "Colonne", glissez "Type" vers "Ligne" et cliquez sur "OK"  et sur "Terminer". Voici votre premier tableau croisé dynamique.

Cliquez sur les petites flèches pour ne voir que certain secteurs ou certain types. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le TCD et voyez les options de présentation.

À l'étape précédente vous pouvez glisser un champ sur "Page", vous pouvez glisser plus d'un champ sur "Colonne" et "Ligne". Expérimentez et vous découvrirez un ensemble d'options et de fonctionnalités qui vous permettent de raffiner votre maîtrise des TCD.

Le TCD est un outil extrêmement performant pour calculer des sous-totaux de données et mettre en évidence des relations entre les champs (ventes par mois, ventes par mois et par secteur, etc.). Le TCD permet une analyse rapide d'une grande quantité de données. Je répète, le TCD est un outil d'analyse et non de reporting. Sa limite principale est la présentation, c'est pourquoi très peu de gens l'utilisent puisqu'ils ont besoin de présenter des rapports conviviaux. Les analyses de données réalisées avec les TCD sont des analyses simples et l'utilisateur devra connaître et maîtriser les formules d'Excel comme SOMMEPROD pour des analyses plus fines et le développement de rapports conviviaux.

Le TCD est un outil extraordinaire pour l'analyste de données. Si vous êtes un concepteur de rapports, découvrez les formules SOMMEPROD et les formules INDEX/EQUIV, elles constituent un outil grandement supérieur au TCD en matière de présentation. Cependant, le TCD s'avère un outil facile et rapide pour valider un rapport. En effet, après avoir créé un rapport convivial, je créé (quelques clics) un TCD sur une autre feuille et je valide mon rapport.